一生もの!ビジネス英文メールでそのまま使える宛名と書き出し方を覚えよう。

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あなたは英文メールの書き出し方に困ったことはないだろうか?

宛名の書き方や文章の始め方など悩む部分も多いはずだ。しかしこれらは基本的なルールさえ覚えてしまえばさほど難しくない。

今回はビジネスで使える英文メールの宛名と書き出し方について紹介していく。例文を交えて紹介していくので、一度覚えてしまえば今後継続して使うことができる。

これは一生ものの知識になる、ぜひ覚えて欲しい。

  ビジネス英文メール 宛名の書き方:5例文

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1:Mr. や Ms. を使う場合は相手のラストネームにつける

  • Dear Mr. Jones,
  • Dear Mr. Williams,
  • Dear Ms. Jackson,
  • Dear Ms. Miller,

Mr. Ms. の後のピリオド(.)は省略を表すものなのでアメリカ英語ではつけておこう。イギリス英語では敬称の後のピリオド(.)は省略する傾向にある。そして半角を開けて相手のラストネーム(名字)を使用する。最後にカンマ(,)を忘れずにつけよう。宛名の最後にはコロン(:)を使用する場合もある。アメリカ英語はカンマ(,)を使用し、イギリス英語はコロン(:)を使用する。またはコロンはカンマはよりもフォーマルな場面で使用されるなど幾つかの言われがある。私の場合は基本的にはカンマ(,)を使用している。

またMr. Ms.はフルネームにも使用できる。

  • Dear Mr. John Lee
  • Dear Ms. Stephanie Harris

2:相手のファーストネームを使用する場合はMr. や Ms. を使わない 

  • Dear Adam,
  • Dear Robert,
  • Dear Stephanie,
  • Dear Christine,

相手のファーストネームを使用する場合は、Mr. Ms.などの敬称は基本的に使用しない。その反面、Mr. Ms.とラストネームを使用する場合にくらべて若干親しみを込めた印象を与えることができる。しかしこれも十分フォーマルな使い方として使用可能だ。

また敬称を使わずにフルネームを使用することも可能だ。

  • Dear Dannie Lewis,
  • Dear Adam Walker,

3:特定の担当者がわからない場合は部署宛てやSir, Madamという表現を使用する

  • Dear Customer Service,
  • Dear Customer Service Representative,
  • Dear Sir or Madam,
  • To whom it may concern,

特定の担当者がわからない時は部署宛ての表現(Customer Service, Customer Service Representative)を使用する。「営業部御中」のようなイメージだ。またSirやMadamという表現も使用できる。To whom it may concern, という表現もビジネスで使用できる。 このような表現の場合も最後にカンマ(,)を忘れずにつけよう。

4:よりカジュアルな雰囲気を出したい時にはHello, Hiなどを使う 

  • Hello John,
  • Hello Dannie,
  • Hi Christine,
  • Hi Stephanie,

フォーマルではなくカジュアルな雰囲気を出したい時はHello, Hiなども使用できる。ビジネス上でもお互いをよく知る親しい間柄であるならば使用することになんら問題はない。使う場所やタイミングを見極めて相手と距離を縮めたい時などには有効だ。

5:日本の敬称「〇〇さん」も使用できる。

  • Dear Tanaka-san,
  • Dear Keita-san,
  • Dear Patric-san,
  • Dear Shelly-san, 

日本人相手にメールを送る時は「-san」という表現も最近はよく見かける。また日本人ではなくても日本好きの方や日本語を勉強中の方にこの表現を使ってあげると喜ばれることもある。先方が「-san」という日本の敬称を知らなければ混乱させてしまうこともあるので、相手を見極めて使用しよう。

 ビジネス英文メール 書き出し方:5例文

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1:自己紹介から始める

  • My name is Nau from Tokyo, Japan.
  • I am Nau from Japan.
  • My name is Nau. I am working for ABC company.
  • I am Nau. I am working as a consultant at ABC inc.

初めてコンタクトする相手であるならば、まずはじめに自分の名前とどこからコンタクトしているのかを伝えることもスマートな書き出し方だ。また自分の働いている会社や専門性を伝えていくことで相手から信頼感を得ることもできる。

2:お礼から書き始める

  • Thank you for your message.
  • Thank you for your reply.
  • Thank you for your order.
  • Thank you for your inquiry.

もらったメールに対する返信であれば、お礼から書き始めるのがもっともスマートな方法だろう。いただいたメッセージに対するメールなのか、オーダーや質問に対する返信なのかを明確にする。これによりメッセージを送る相手へも主旨が明確に伝わり信頼関係も生まれる。

3:メールの目的をダイレクトに説明する

  • I am writing this email to show my interst in your web-site.
  • I have a question about your products.
  • I am emailing you is because I would like to make an appointment with your consultant.

ビジネス英文メールではわかりやすく簡潔な文章が好まれる。ダイレクトにメールの目的を伝える方法も忙しい相手には効果的だ。気の利いた言い回しを使いたくなる気持ちもわかるが、シンプルでわかり易いメッセージこそ相手への思いやりであり相手からの返信ももらい易くなる。

4:ダイレクトに連絡事項を伝える

  • I would like to intorduce our new member.
  • Sorry to inform that the delay of schedule.
  • Please refer to the attached quotation.

メールの送り先が既に知っている相手であるならば、ビジネス上の連絡事項をダイレクトに伝えることもシンプルで理解しやすいメッセージになる。ビジネスメール本来の目的である情報の共有や連絡事項の伝達を果たすためにもシンプルでわかりやすメッセージであることが重要だ。

5:ダイレクトにお願いをする

  • Can you update the progeress for the ABC project?
  • Please check the payment status for the order last month.
  • Can I cancel the order No.120?

こちらも4と同様にダイレクトに伝えるパターンだ。ダイレクトに簡潔に伝えることでまずはメールの目的を明確にする。その後に必要なフォロー内容を追記するなど相手との関係性において文面を調整していこう。メールの目的は明確にしつつも、自分の主張に終始するのではなく、あくまでも読む相手に対する理解と思いやりを持って文章を構成しよう。

最後に

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今回はビジネス英文メールの宛名と書き出し方について解説した。一文一文をみると、とてもシンプルで簡単な表現ばかりだ。このわかりやすさが相手に理解される英文メールを書くためも非常に重要だ。あとはパターンを増やしていくことで、深い内容の文章も表現できるようになる。

ここで使用した例文はそのまま使用できる表現ばかりだ。一度覚えてしまえば、一生使える。ぜひこのページをブックマークし使いこなせるようになって欲しい。

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